sábado, 30 de octubre de 2010

Introducción a las macros de excel 2007!!

¿Qué entenderemos por Macro?

♪ Una macro es una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con alguna tecla de control y una letra.
♪Por ejemplo: todos los días se emplea frecuentemente en las celdas los mismos pasos: ajustar el tamaño, tipo y color de la fuente y cambiar el formato a la celda entre otros.
♪Para evitar repetir esos pasos uno por uno, se pueden almacenar en una macro y cuando se ejecute la macro los pasos antes mencionados se ejecutaran las veces que se desee.
¿Cómo crear una Macro?
Existen 2 formas de crear una Macro.
♦ Una de ellas consiste en grabar la macro y la segunda en escribir el código para programarla, para esta última es necesario tener conocimientos intermedios de programación.
♦ De ahí que, la grabación de la macro es la forma más sencilla y común de crear una macro, para el usuario no “especialista”.
♦ En este sentido la macro graba los clics del mouse y las pulsaciones de teclas mientras se trabajan, y permite reproducir más adelante la secuencia de pasos que se sigue para realizar una determinada tarea
♦ Cuando se ejecuta la macro, esta reproduce los mismos comandos en un orden idéntico, haciendo que Excel se comporte como se estuviesen introduciendo los comandos manualmente.

¿Cómo realiza Excel la grabación?

Excel graba las instrucciones y utiliza el lenguaje de programación llamado Visual Basic para aplicaciones (VBA) para generar el código de la secuencia de pasos realizados.
Si la macro resultante no hace exactamente lo que se desea o si se requiere agregar funcionalidad adicional, se puede editar el código generado después de grabarla y personalizarlo.
La automatización de tareas repetitivas mediante macros VBA en Excel otorga numerosas ventajas como lo son la erradicación de errores de cálculos humanos, ahorro de tiempo de trabajo, resolución de cálculos complejos, eficacia, eficiencia, etc.

Grabación de Macros
1. Hacer clic en la pestaña Vista, luego en la opción Macros y ahí en Grabar Macro

-Opcionalmente en cualquier momento en la parte inferior de la hoja de Excel.


Por cualquiera de las dos formas anteriores de invocar una macro, aparecerá el siguiente cuadro de dialogo:

2. En el cuadro de texto Nombre de la macro, escribir el nombre de la macro. Este se digita sin espacios o en lugar de espacios se pueden digitar guiones bajos.
3. Tanto los cuadros Método abreviado, Guardar macro y Descripción. Son campos opcionales del cuadro de dialogo Grabar macro. El método abreviado consiste en digitar un numero o letra en el cuadro de texto, de esta forma la macro se ejecutara al presionar la combinación de teclas
4. Hacer clic en Aceptar. En este momento se grabaran todos los movimientos que se realicen en Excel. En consecuencia es muy probable que se graben pasos innecesarios en el proceso.
5. Una vez finalizada la grabación se debe hacer clic en Macros y luego
detener grabación


Usando las Macros creadas:

Se tienen 3 opciones:

1.- Ejecutando Vista >Macros > Ver macros, y elegir en la ventana de dialogo la Macro deseada y luego ejecutar.


2.- Asignando la Macro a objetos tales como botones, formas, imágenes, etc., para ello se debe dar clic al Botón de Office y seleccionar Opciones de Excel, luego activar la opción Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y luego clic en Aceptar.


Botón officce ----------->
► Lo anterior se hace debido a que por defecto, esta opción no esta activa en el menú de opciones.
► Luego hacer clic en la pestaña Programador y en ella la opción Insertar buscar Botón.

♦ Luego se crea en la hoja un botón al cual puede cambiársele el nombre y asignarle una macro.
♦ Para asignar la macro, se debe dar clic derecho sobre el botón y seleccionar la opción Asignar macro, si es que no se activa automáticamente
♦ Luego haciendo clic en el botón creado se ejecutara la macro.
♦ En lugar de insertar un botón, también se pueden insertar formas, imágenes, fotos, etc. Y de la misma manera se les puede asignar una macro.
3. Asignar una combinación de teclas para ejecutar la macro
Para ello, ejecutando Vista > Macros > Ver macros > Opciones. En el cuadro Tecla de método abreviado, se debe escribir la tecla que se utilizara con CTRL para ejecutar la macro.
Nota Importante: Se tiene que evitar utilizar una combinación de teclas que se use para otras operaciones de Excel, tales como CTRL+C para copiar, entre otras.

♦ Cuando se graba una macro, se genera un código que se guarda en el Editor de Visual Basic. Para entrar a este editor hay dos formas prácticas.
♦ La primera forma es ejecutando Programador > Visual Basic y se visualiza la ventana siguiente:

La segunda forma consiste en hacer clic en la pestaña Programador > Macro y luego en Modificar. Ya en el ambiente de Visual Basic se deberán tener nociones de programación a efecto de poder modificar o crear una macro.