¡¡Tablas dinámicas y gráficos dinámicos en excel!!

Las tablas dinámicas (TD) resumen grandes volúmenes de datos para obtener información resumida utilizando herramientas de totales, subtotales, filtros de datos; entre otros, pudiendo visualizar todo o parte de los datos de la tabla origen. Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos.

Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...

Crear un informe de tabla dinámica

☺Se creara una tabla dinámica a partir de unos datos que ya se tienen.

☺Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona la opción Insertar > tabla dinámica. ☺Suponer que se tiene una colección de datos de los artículos de un almacén con el número de referencia y el mes de compra, además se sabe la cantidad comprada y el importe del mismo, como se ve a continuación:

♥ En este ejemplo se indicara que se seleccionaran los datos de un rango de celdas y que quiere ubicar la tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva.
♥ Se podría crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.
♥ En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango se deben seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.

Se procede siguiendo los siguientes pasos:

1.- El primer paso es verificar que todas las columnas del rango de celdas a utilizar en la tabla dinámica tengan encabezados de columna, en caso contrario Excel mostrara una ventana de error advirtiendo que no se está cumpliendo esta regla.

2.- Se va a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes. Para ello se va a la pestaña Insertar y hace clic en Tabla dinámica.3.- Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí se puede indicar el lugar donde se encuentran los datos que se quieren analizar y el lugar donde se quiere ubicar la tabla dinámica.

Y al hacer clic en aceptar se genera otra hoja con la información y el formato que se ve a continuación:
Examinando con más detenimiento el recuadro de la derecha, se puede identificar las siguientes áreas:

♦ Precisamente se observa en este panel en la derecha de la pantalla.
♦ Desde este panel se puede personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.
♦ Con esta herramienta se podría construir una tabla dinámica con la siguiente estructura:
- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
- En el resto de la tabla se incluirá el total del Importe para cada Referencia en cada Mes. ♦ Para ello simplemente se tendrán que arrastrar los elementos que se ven listados a su lugar correspondiente al pie del panel.

♦ En este ejemplo se debería arrastrar el campo REF, el campo MES y finalmente el campo IMPORTE a la sección
♦Tras realizar lo anterior, se obtendría la siguiente tabla:

♦ Se puede ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes.

♦Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinámica nos aparecen dos pestañas: Opciones y Diseño.

El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos.
Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la siguiente tabla, más compleja pero con más información:

Puede que no se visualice la tabla de la misma forma, al añadir varios campos en la sección Valores el rótulo aparecerá en una las secciones de rótulos, si aparece en Rótulos de columna desplegar la lista asociada a él y seleccionar la opción Mover a rótulos de fila.

Luego en la Pestaña Diseño > Diseño > Diseño de Informe se pueden apreciar diferentes opciones para mejorar la apariencia de la Tabla. Donde se le puede dar el aspecto que se prefiera!

Aplicar filtros a tabla dinámica

Al observar el formato que toma la tabla dinámica se puede percibir que de forma automática quedan activados algunos filtros que permiten visualizar solo algunos datos.

Obtener promedios en una Tabla dinámica

Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel genera unos totales con sumatorio, puede interesar modificar esas fórmulas por otras como para ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc.

Para hacer esto hay que situarse en cualquier celda de la zona que se quiere rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón, aparecerá un menú emergente con diferentes opciones, se debe escoger la opción Configuración de campo de valor... Y aparecerá un cuadro de diálogo como este: