Herramientas avanzadas en excel 2007!

Este es un adicional a las fórmulas y funciones en excel 2007.
Simplemente es para aquellos que desean profundizar un poco las funciones logicas, a continuación les queda el siguiente archivo:

Herramientas Avanzadas de Excel

¡¡Tablas dinámicas y gráficos dinámicos en excel!!

Las tablas dinámicas (TD) resumen grandes volúmenes de datos para obtener información resumida utilizando herramientas de totales, subtotales, filtros de datos; entre otros, pudiendo visualizar todo o parte de los datos de la tabla origen. Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos.

Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...

Crear un informe de tabla dinámica

☺Se creara una tabla dinámica a partir de unos datos que ya se tienen.

☺Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona la opción Insertar > tabla dinámica. ☺Suponer que se tiene una colección de datos de los artículos de un almacén con el número de referencia y el mes de compra, además se sabe la cantidad comprada y el importe del mismo, como se ve a continuación:

♥ En este ejemplo se indicara que se seleccionaran los datos de un rango de celdas y que quiere ubicar la tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva.
♥ Se podría crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.
♥ En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango se deben seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.

Se procede siguiendo los siguientes pasos:

1.- El primer paso es verificar que todas las columnas del rango de celdas a utilizar en la tabla dinámica tengan encabezados de columna, en caso contrario Excel mostrara una ventana de error advirtiendo que no se está cumpliendo esta regla.

2.- Se va a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes. Para ello se va a la pestaña Insertar y hace clic en Tabla dinámica.3.- Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí se puede indicar el lugar donde se encuentran los datos que se quieren analizar y el lugar donde se quiere ubicar la tabla dinámica.

Y al hacer clic en aceptar se genera otra hoja con la información y el formato que se ve a continuación:
Examinando con más detenimiento el recuadro de la derecha, se puede identificar las siguientes áreas:

♦ Precisamente se observa en este panel en la derecha de la pantalla.
♦ Desde este panel se puede personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.
♦ Con esta herramienta se podría construir una tabla dinámica con la siguiente estructura:
- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
- En el resto de la tabla se incluirá el total del Importe para cada Referencia en cada Mes. ♦ Para ello simplemente se tendrán que arrastrar los elementos que se ven listados a su lugar correspondiente al pie del panel.

♦ En este ejemplo se debería arrastrar el campo REF, el campo MES y finalmente el campo IMPORTE a la sección
♦Tras realizar lo anterior, se obtendría la siguiente tabla:

♦ Se puede ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes.

♦Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinámica nos aparecen dos pestañas: Opciones y Diseño.

El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos.
Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la siguiente tabla, más compleja pero con más información:

Puede que no se visualice la tabla de la misma forma, al añadir varios campos en la sección Valores el rótulo aparecerá en una las secciones de rótulos, si aparece en Rótulos de columna desplegar la lista asociada a él y seleccionar la opción Mover a rótulos de fila.

Luego en la Pestaña Diseño > Diseño > Diseño de Informe se pueden apreciar diferentes opciones para mejorar la apariencia de la Tabla. Donde se le puede dar el aspecto que se prefiera!

Aplicar filtros a tabla dinámica

Al observar el formato que toma la tabla dinámica se puede percibir que de forma automática quedan activados algunos filtros que permiten visualizar solo algunos datos.

Obtener promedios en una Tabla dinámica

Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel genera unos totales con sumatorio, puede interesar modificar esas fórmulas por otras como para ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc.

Para hacer esto hay que situarse en cualquier celda de la zona que se quiere rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón, aparecerá un menú emergente con diferentes opciones, se debe escoger la opción Configuración de campo de valor... Y aparecerá un cuadro de diálogo como este:

Aportes de excel 2007

A continuacion les comparto unos pequeños aportes de todo lo que se puede hacer en Microsoft Officce Excel 2007:

• Excel Avanzado.

• Cosas sobre Excel.

Revinsen los links anteriores, a lo mejor encuentran algunas cosas interesantes que les pueden servir y que aún no conocen y que, de hecho se pueden hacer en excel!
Saludos!!

Fórmulas y funciones básicas de excel 2007

OPERADORES:

Existen 3 tipos diferentes de operadores, los cuales son los siguientes:

1.- OPERADORES ARITMÉTICOS:

Realizan operaciones matemáticas básicas, combinan y producen resultados numéricos.

2.- OPERADORES RELACIONALES:

Estos operadores son utilizados para producir valores lógicos, es decir, FALSO o VERDADERO.

3.- OPERADORES LÓGICOS:

Los operadores lógicos de Excel son de mucha utilidad cuando se desea crear formulas que tomen decisiones, dependiendo si cumple o no algún criterio en particular. Existen operadores lógicos, entre los cuales están: el “y”, el “o” y el “si”.

RANGOS

Los rangos en una hoja de cálculo son la selección de un conjunto de celdas.

Para determinar un rango se escribe la primera celda de este, dos puntos y la última celda.

El rango (A1:A10) toma todas las celdas que están desde la A1 hasta la A10. (A1, A2, A3, … A10)

El rango puede ser matricial. Por ejemplo el rango (A1:B5) toma todas las celdas desde la A1 hasta la B5. A1, B1, A2, B2,…A5, B5.

FÓRMULAS

Son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula.

Por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo.

Para introducir una fórmula en una celda, se debe escribir el signo igual (=) que le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una fórmula.

ELEMENTOS DE UNA FÓRMULA

Una fórmula en Excel puede contener los siguientes elementos:

1.- Referencias a celdas.

2.- Constantes.

3.- Operadores.

4.- Funciones.

ORDEN DE LAS OPERACIONES EN LAS FÓRMULAS (JERARQUIA):

1. ( ) Operaciones entre paréntesis.
2. % - Porcentajes.
3. ^ Potenciación.
4. * / Multiplicación y división.
5. + - Suma y resta

USO DE PARÉNTESIS

Para cambiar el orden de evaluación de los operadores, se debe escribir entre paréntesis la parte de la fórmula a la que se requiere cambiar el orden preestablecido, de tal forma que ésta se procese antes que las demás.

Por ejemplo =5+3*6 es igual a 23. Porque primero se resuelve la multiplicación y luego la suma.

Si queremos que la se haga la suma primero la fórmulas sería =(5+3)*6 que es igual a 48.

OPERANDOS EN LAS FÓRMULAS

Los operandos son los distintos valores que se utilizan para realizar las operaciones. Estos pueden ser:

►Constantes. Son valores que no cambian en la fórmula. Tienen un valor fijo.

►Referencias a celdas. Identifica una celda o un rango de celdas. Indica a Excel que debe buscar en dicha celda o rango el valor a calcular. Por ejemplo A1, (B1:B5), etc.…

CREAR FÓRMULAS

Para introducir estas fórmulas se puede seguir el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar la celda en que desee introducir la fórmula.

2. Escribir el signo igual (=).

3. Escribir la fórmula.

4. Presionar ENTER.

EJEMPLOS DE FÓRMULAS

1) =128+345. Suma 128 y 345.

2) =5,25^2. Halla el cuadrado de 5,25.

3) =A1+23. Suma al valor que contiene la celda A1 el número 23.

FUNCIONES

Las funciones son fórmulas predefinidas que proporciona Excel, las cuales ejecutan cálculos utilizando los valores especificados (denominados argumentos) en un orden determinado, para producir un nuevo valor o grupo de valores.

El uso de funciones simplifica al mismo tiempo que potencia las posibilidades en cuanto al cálculo que ofrece la planilla.

ESTRUCTURA DE LAS FUNCIONES

☼ Todas las funciones incluidas en Excel tienen la siguiente estructura:

=Nombre(arg 1;arg 2;……;arg n).

☼ La estructura de una función comienza por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por punto y coma y un paréntesis de cierre.

☼ Los argumentos es una lista de valores separados por punto y coma (;), y pueden ser números, referencias de celda, texto entre comillas, etc.

Para ingresar funciones

☺ Si se conoce la sintaxis de la función, puede ingresarse manualmente en la celda respectiva.

☺ Caso contrario se hará uso del asistente de funciones seleccionando de la barra de herramientas.

☺ Así se verá en la barra de funciones:

Ejemplo: “FUNCION SUMA”

► Se encargar de sumar los valores definidos como argumentos.

► Su sintaxis es:

☼ SUMA(arg1;arg2;…argn)

☼ SUMA(rango)

Ejemplos de la función suma:

► =SUMA(2,3,10, 24). Suma 2 + 3 + 10 + 24.

► =SUMA(A2,A4, A10). Suma los valores de las celdas A2, A4 y A10).

►=SUMA(B1:B6). Suma todos los valores que hay en las celdas B1 hasta B6.

OTRAS FUNCIONES MATEMÁTICAS:

► SUMAR.SI(rango; criterio). Suma los valores que cumplan con una condición.

► RESIDUO(número;núm_divisor). Devuelve el residuo o resto de la división entre número y núm_divisor.

► POTENCIA(número;potencia). Calcula el resultado de elevar un número a una potencia indicada.

► PRODUCTO(número1;número2; ...). Multiplica todos los números que figuran como argumentos y devuelve el producto.

► COCIENTE(numerador;denominador). Devuelve la parte entera de una división. Use esta función cuando desee descartar el residuo de una división.

► REDONDEAR(número;núm_decimales). Redondea un número al número de decimales especificado.